Die Auswahl entscheidet über den Projekterfolg stärker als jede spätere Steuerung. Sie beginnt nicht beim Vergleich der Angebote, sondern bei der Frage, welchen Anbietertyp das Projekt überhaupt braucht.
Welcher Anbietertyp passt
| Typ | Passt für | Stärke | Risiko |
|---|---|---|---|
| Freelancer | kleine Projekte, klar umrissen | Preis, Direktkontakt, Tempo | Ausfall ohne Vertretung, begrenzte Breite |
| Boutique-Studio (3–10 Personen) | kleine bis mittlere Projekte | Qualität, Nähe, Senior-Besetzung | Kapazitätsgrenzen, Abhängigkeit von Schlüsselpersonen |
| Mittelständische Agentur (15–60) | mittlere bis große Projekte | mehrere Gewerke, Vertretung, Betrieb | Junior-Besetzung bei Auslastung, Auslastungsdruck |
| Große Agentur / Systemhaus | Konzernprojekte, Portale | Prozessreife, Skalierung, langfristiger Betrieb | Overhead, hohe Sätze, lange Wege |
Der häufigste Fehlgriff ist nicht „zu klein", sondern „zu groß": Ein 30.000-Euro-Projekt bei einem Anbieter, für den es das kleinste im Portfolio ist, bekommt die geringste Aufmerksamkeit und die jüngste Besetzung.
Von der Longlist zur Shortlist
Acht bis zwölf Kandidaten auf der Longlist, drei bis fünf auf der Shortlist. Mehr als fünf Angebote auszuwerten kostet mehr Zeit, als der zusätzliche Vergleich einbringt.
Vor der Ansprache lässt sich einiges ohne Gespräch prüfen: Wie technisch sauber sind die Referenzseiten des Anbieters gebaut? Wie schnell laden sie? Ist die eigene Website des Anbieters aktuell? Wie stabil ist das Team, erkennbar an den Profilen der Mitarbeitenden?
Vor dem Versand der Ausschreibung ein kurzes Vorgespräch führen: Kapazität, Interesse, realistischer Startzeitpunkt. Eine Ausschreibung an vier Anbieter, von denen zwei ohnehin keine Kapazität haben, verschwendet Zeit auf beiden Seiten.
Angebote vergleichbar machen
Vergleichbarkeit entsteht in der Ausschreibung, nicht in der Auswertung. Drei Vorgaben genügen dafür:
- Alle bekommen dasselbe Lastenheft. Ohne gemeinsames Dokument kalkuliert jeder Anbieter ein anderes Projekt, siehe Lastenheft Website-Relaunch.
- Verbindliche Angebotsstruktur. Gleiche Gliederung, Aufwand je Gewerk in Personentagen, Annahmen und Ausschlüsse in einem eigenen Kapitel, Betriebskosten für drei Jahre separat.
- Gemeinsame Fragerunde. Fragen einsammeln, anonymisiert beantworten und alle Antworten an alle verteilen. Sonst haben Anbieter unterschiedliche Informationsstände, und die Preise sind erneut nicht vergleichbar.
18 Fragen für das Pitch-Gespräch
Die Präsentation zeigt die Verkaufsseite. Diese Fragen zeigen den Arbeitsalltag, und sie sind so gewählt, dass ausweichende Antworten auffallen.
Team und Verfügbarkeit
- Wer genau arbeitet an diesem Projekt, mit Namen, Rolle und Anteil?
- Sind diese Personen heute schon verplant, und wenn ja, bis wann?
- Was passiert, wenn eine dieser Personen ausfällt?
- Wie viele Projekte laufen bei Ihnen parallel pro Person?
Vorgehen
- Wie gehen Sie mit Anforderungen um, die sich während des Projekts ändern?
- Wie prüfen Sie, ob eine Anforderung erfüllt ist?
- Wie oft und in welchem Format berichten Sie über den Projektstand?
- Was erwarten Sie von uns, und bis wann?
Migration und Technik
- Wie erstellen Sie das Redirect-Konzept, und wann im Projekt?
- Wie stellen Sie sicher, dass Inhalte mit Rankings nicht verloren gehen?
- Welche Performance-Werte sagen Sie zu, und wie werden sie gemessen?
- Wie prüfen Sie Barrierefreiheit, und zu welchem Zeitpunkt?
- Wo liegen Repository, Hosting und Domains, auf wessen Konten?
Kaufmännisches und Betrieb
- Was ist im Angebot ausdrücklich nicht enthalten?
- Was kostet der Betrieb in den Jahren eins bis drei?
- Wie schnell reagieren Sie im Störfall, und was ist vereinbart?
- Welche Rechte an Code und Designdateien werden übertragen?
- Was passiert, wenn wir das Projekt vorzeitig beenden?
Frage 14. Ein Anbieter, der die Ausschlüsse präzise benennen kann, hat das Projekt durchdacht. Wer antwortet „eigentlich ist alles drin", hat entweder nicht kalkuliert oder plant die Differenz als Nachtrag ein.
Bewertungsmatrix
Gewichtung vor dem Versand der Ausschreibung festlegen, nicht nachträglich. Sonst wird die Matrix zur Begründung einer bereits getroffenen Entscheidung.
| Kriterium | Gewicht | Bewertet wird |
|---|---|---|
| Fachliche Eignung und Referenzen | 25 % | vergleichbare Projekte, telefonisch nachgeprüft |
| Technisches Konzept | 20 % | Systemwahl mit Begründung, Migrationsansatz, Übergabefähigkeit |
| Preis und Preisstruktur | 20 % | Projektsumme plus drei Jahre Betrieb |
| Projektorganisation | 15 % | benannte Personen, Berichtswesen, Vertretungsregelung |
| Termine und Kapazität | 10 % | realistischer Start, Puffer, parallele Projektlast |
| Vertrag und Risiko | 10 % | Rechte, Ausstieg, Haftung, Datenschutz |
Bewerten Sie mit einer groben Skala von 1 bis 5. Feinere Skalen erzeugen Scheingenauigkeit, und der Unterschied zwischen 3,4 und 3,6 hält keiner Nachfrage stand.
Warnsignale
- Pauschalposten „Konzeption" ohne Aufschlüsselung in Personentage
- Keine Aussage zu Migration und Weiterleitungen
- Betriebskosten fehlen oder stehen nur als „nach Aufwand"
- Keine namentlich benannten Projektbeteiligten
- Rechte am Code werden nicht oder nur eingeschränkt übertragen
- Der Zeitplan enthält keinen einzigen Puffer
- Auffällig niedriger Preis ohne erkennbaren Grund, denn die Differenz kommt als Nachtrag
- Die Präsentation zeigt Personen, die im Projekt nicht mitarbeiten
- Auf Nachfrage nach Referenzkontakten wird ausgewichen
Was in den Vertrag gehört
Der Vertrag ist die letzte Stelle, an der sich Bedingungen gestalten lassen. Diese Punkte sind erfahrungsgemäß die wichtigsten:
- Das Lastenheft als Vertragsbestandteil, versioniert und beidseitig freigegeben
- Zahlungsplan an Meilensteine gekoppelt, Einbehalt bis zur Mängelfreiheit nach Go-Live
- Vollständige Rechteübertragung an Code, Designdateien und Inhalten
- Zugänge und Konten auf Auftraggeberseite, Dienstleister erhält Zugriff
- Freigabefristen für beide Seiten, damit Verzug zuordenbar ist
- Eskalationspfad mit Fristen und Ausstiegsklausel
- Migrationsprüfung als Freigabekriterium für den Go-Live
- Gewährleistungszeitraum und Reaktionszeiten nach dem Launch
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