Das Lastenheft ist das einzige Dokument, das im Streitfall zählt. Alles, was dort nicht steht, ist im Zweifel eine Zusatzleistung, und jede Diskussion darüber verliert der Auftraggeber, weil er nichts vorlegen kann.
Wozu ein Lastenheft gut ist
Es erfüllt vier Zwecke, und die meisten Projekte brauchen alle vier:
- Vergleichbarkeit. Vier Angebote sind nur vergleichbar, wenn alle Anbieter dieselbe Aufgabe kalkuliert haben.
- Abnahmefähigkeit. Ohne dokumentierte Anforderungen gibt es keinen Maßstab für „fertig".
- Change-Request-Abwehr. Was drinsteht, ist beauftragt. Was fehlt, ist verhandelbar, und zwar zu Ihren Ungunsten.
- Interne Klärung. Der Schreibprozess selbst deckt Zielkonflikte auf, die sonst erst beim ersten Entwurf sichtbar werden, dann aber teuer.
Lastenheft, Pflichtenheft, Briefing
| Dokument | Wer schreibt es | Beantwortet | Zeitpunkt |
|---|---|---|---|
| Briefing | Auftraggeber | Worum geht es grob? | vor der Ausschreibung |
| Lastenheft | Auftraggeber | Was soll erreicht werden? | Grundlage der Ausschreibung |
| Pflichtenheft | Auftragnehmer | Wie wird es umgesetzt? | nach Beauftragung |
Die Reihenfolge ist wichtig. Wer sich vom Anbieter das Lastenheft schreiben lässt, bekommt ein Dokument, das zufällig genau zu dessen Stärken passt, und verliert die Möglichkeit, Angebote gegeneinander zu prüfen. Für den ersten Schritt reicht oft der Briefing-Generator.
Die Kapitelstruktur
Diese neun Kapitel decken einen Website-Relaunch vollständig ab. Der Umfang liegt bei mittleren Projekten typischerweise zwischen 25 und 60 Seiten.
- Ausgangslage und Ziele. Ist-Zustand mit Kennzahlen, messbare Ziele, ausdrücklich benannte Nicht-Ziele. Nicht-Ziele sind das unterschätzteste Kapitel: Sie verhindern Scope Creep unter dem Argument „das gehört doch dazu".
- Zielgruppen und Nutzungsszenarien. Wer soll was auf der Seite erledigen können. Ohne dieses Kapitel entscheidet Geschmack, nicht Zweck.
- Informationsarchitektur. Seitenbaum, Seitentypen mit Anzahl, Navigationslogik. Die Zahl der Seitentypen ist die wichtigste Aufwandsgröße im ganzen Dokument.
- Funktionale Anforderungen. Je Anforderung: Beschreibung, Priorität, Abnahmekriterium. Siehe unten.
- Nicht-funktionale Anforderungen. Performance, Barrierefreiheit, Sicherheit, Browser, Datenschutz.
- Inhalte und Migration. Content-Inventur, Übernahmeregeln, URL-Mapping-Regeln, Datenmigration, Verantwortlichkeiten für Zulieferungen.
- Redaktion und Rollen. Wer pflegt was, welche Rechte, welche Workflows, welcher Schulungsbedarf.
- Betrieb. Hosting, Backups, Updates, Reaktionszeiten, Ansprechbarkeit, Kosten über drei Jahre.
- Projektorganisation. Meilensteine, Freigabewege und -fristen, Eskalationspfad, Zahlungsplan, Rechteübertragung.
Anforderungen richtig formulieren
Der Unterschied zwischen einer Wunschliste und einem Lastenheft liegt in einem einzigen Feld: dem Abnahmekriterium.
„Die Seite soll schnell laden und modern wirken."
„Auf den zehn zugriffsstärksten Seiten liegt der Largest Contentful Paint bei einer simulierten 4G-Mobilverbindung unter 2,0 Sekunden. Geprüft wird mit einem im Vorfeld vereinbarten Messwerkzeug, Median aus fünf Läufen, vor der Schlusszahlung."
Jede Anforderung bekommt vier Felder:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Kennung | F-042 |
| Beschreibung | Formulareingaben werden serverseitig validiert und bei Fehlern erhalten |
| Priorität | Muss / Soll / Kann |
| Abnahmekriterium | Erfüllt, wenn bei absichtlich fehlerhafter Eingabe alle bereits ausgefüllten Felder erhalten bleiben und die Fehlermeldung dem betroffenen Feld zugeordnet ist |
Anforderungen ohne Abnahmekriterium werden nicht aufgenommen, sondern zurückgestellt und geschärft. Diese Disziplin ist unbequem und der eigentliche Wert des Dokuments.
Der Teil, den alle weglassen
Nicht-funktionale Anforderungen entscheiden über die Qualität und fehlen in fast jedem selbst geschriebenen Lastenheft. Sie sind auch der Teil, den Angebote stillschweigend auslassen, wenn er nicht gefordert wird.
- Performance-Budget: konkrete Zielwerte, gemessen auf definierten Seiten und Geräten
- Barrierefreiheit: Konformitätsstufe, Prüfverfahren, Zeitpunkt der Prüfung
- Browser- und Geräteunterstützung: welche Versionen, welcher Testumfang
- Sicherheit: Update-Verfahren, Rechtekonzept, Umgang mit Schwachstellen
- Datenschutz: Auftragsverarbeitung, Speicherorte, Löschkonzept
- Wartbarkeit: Dokumentation, Codeübergabe, keine undokumentierten Eigenbauten
- Ausfallsicherheit: Backup-Frequenz, getestete Wiederherstellung, Reaktionszeiten
Wie detailliert ist detailliert genug?
Die Faustregel: Ein Lastenheft ist detailliert genug, wenn zwei unterschiedliche Anbieter daraus dasselbe Projekt kalkulieren und ein Prüfer im Nachhinein feststellen kann, ob eine Anforderung erfüllt ist.
Zu detailliert wird es, wenn es Lösungen vorschreibt statt Anforderungen. „Der Slider soll drei Sekunden pro Bild anzeigen" ist eine Lösung. „Nutzer müssen die aktuellen Angebote ohne Scrollen erfassen können" ist eine Anforderung, und sie lässt zu, dass ein Anbieter eine bessere Lösung vorschlägt.
Eine sinnvolle Ausnahme sind Vorgaben, die aus Betrieb oder Compliance folgen: Hosting im Inland, ein bestimmtes CMS aufgrund interner Kompetenz, Konzernvorgaben. Die gehören ausdrücklich hinein, samt Begründung.
Die häufigsten Lücken
- Migration fehlt. Kein Wort zu URL-Mapping, Weiterleitungen oder Content-Übernahme, der teuerste blinde Fleck.
- Redaktionsalltag fehlt. Wer pflegt die Seite, mit welchen Rechten, in welchem Workflow? Ohne dieses Kapitel entsteht eine Seite, die nach sechs Monaten nicht mehr gepflegt wird.
- Betrieb fehlt. Der größte Kostenblock über die Laufzeit taucht nicht auf.
- Zulieferpflichten fehlen. Was der Auftraggeber liefert und bis wann. Fehlt das, sind spätere Terminverzüge nicht zuordenbar.
- Nicht-Ziele fehlen. Ohne sie wächst der Umfang unmerklich.
- Rechte am Code fehlen. Wird oft erst beim Anbieterwechsel bemerkt, dann ist es zu spät.
- Messbarkeit fehlt. Ziele ohne Kennzahl lassen sich nach dem Launch nicht bewerten.
Wie es im Projekt benutzt wird
Ein Lastenheft, das nach der Beauftragung in einem Ordner verschwindet, hat die Hälfte seines Werts verschenkt. Im laufenden Projekt dient es als Prüfmaßstab:
- Jede Sprint-Lieferung wird gegen die Abnahmekriterien der enthaltenen Anforderungen geprüft.
- Jeder Change Request wird zuerst dagegen gehalten: berechtigt oder Nachbesserung?
- Die Schlussabnahme läuft als vollständiger Durchgang durch alle Muss-Anforderungen.
- Änderungen am Lastenheft selbst werden versioniert und beidseitig freigegeben.
Wenn Sie das Dokument nicht selbst schreiben wollen: Es entsteht als Ergebnis unserer Relaunch-Beratung, anbieterneutral und auch dann verwendbar, wenn Sie ohne uns weitermachen. Wie daraus eine belastbare Ausschreibung wird, steht in Relaunch-Agentur auswählen.