Relaunches dauern fast immer länger als geplant, aber selten aus den Gründen, die vorher befürchtet wurden. Die Technik ist berechenbar. Freigaben und Inhalte sind es nicht.
Dauer nach Projektgröße
Zeitraum von Projektstart bis Go-Live, ohne die Vorlaufzeit für interne Entscheidung und Budgetfreigabe. Die dauert im Mittelstand oft noch einmal zwei bis vier Monate.
| Vorhaben | Realistische Dauer | Untergrenze bei idealen Bedingungen |
|---|---|---|
| Kleine Unternehmenswebsite, Inhalte übernommen | 6–10 Wochen | 4 Wochen |
| Mittlere Website, teilweise neue Inhalte | 3–5 Monate | 10 Wochen |
| Mittelstand mit Anbindungen, zwei Sprachen | 5–9 Monate | 4 Monate |
| Komplexer Auftritt, mehrsprachig, Portalfunktionen | 9–18 Monate | 8 Monate |
„Ideale Bedingungen" heißt: Anforderungen liegen vor, eine Person entscheidet, Inhalte sind vorhanden, Zulieferungen kommen termingerecht, keine Abhängigkeit von Dritten. Diese Kombination tritt selten ein, deshalb ist die Untergrenze eine Rechengröße, keine Planung.
Wie sich die Zeit verteilt
Typische Verteilung eines mittleren Projekts über fünf Monate:
| Phase | Anteil | Was die Dauer bestimmt |
|---|---|---|
| Analyse | 10–15 % | Verfügbarkeit von Gesprächspartnern und Zugängen |
| Konzeption | 20–25 % | Anzahl der Abstimmungsrunden bis zur Freigabe |
| Design | 15–20 % | Korrekturschleifen und Zahl der Entscheider |
| Umsetzung | 25–30 % | Seitentypen und Integrationen, gut planbar |
| Content-Einpflege | 10–15 % | Verfügbarkeit fertiger Inhalte, der häufigste Engpass |
| Test und Go-Live | 8–12 % | Zahl der gefundenen Mängel und Nachbesserungsrunden |
Bemerkenswert ist, dass nur ein Viertel bis ein Drittel der Zeit auf die eigentliche Umsetzung entfällt, und ausgerechnet dieser Teil ist am besten planbar. Der Rest hängt an Entscheidungen und Zulieferungen auf Auftraggeberseite.
Die fünf echten Verzögerungsgründe
1 · Fehlende Inhalte
Der mit Abstand häufigste Grund. Texte sollen „intern" entstehen, aber niemand hat dafür Zeit reserviert. Eine überarbeitete Seite kostet ein bis drei Stunden, eine neu geschriebene Fachseite bis zu einem Tag. Bei 40 Seiten ist das ein eigenes Projekt.
2 · Freigabeschleifen
Jede Runde kostet zwischen drei Tagen und drei Wochen, je nachdem wie viele Personen beteiligt sind und wie voll deren Kalender ist. Zwei Schleifen sind eingeplant; fünf sind keine Seltenheit.
3 · Nachträglich erweiterter Umfang
„Wenn wir schon dabei sind" ist der teuerste Satz im Projekt. Jede Erweiterung verschiebt nicht nur die eigene Umsetzung, sondern auch alle nachgelagerten Abhängigkeiten.
4 · Abhängigkeiten von Dritten
Der ERP-Dienstleister, die IT-Abteilung, der Hoster, der Übersetzungsdienst. Diese Termine steuert weder Sie noch Ihre Agentur, sie müssen deshalb früh angefragt und mit Puffer eingeplant werden.
5 · Urlaubs- und Feiertagszeiten
Kein Fehler, aber ein Planungsversäumnis. Juli/August und die Zeit zwischen Weihnachten und Anfang Jänner kosten in fast jedem Projekt zwei bis vier effektive Wochen.
Was tatsächlich beschleunigt
- Eine Person entscheidet. Der größte Einzelhebel. Projekte mit einer entscheidungsbefugten Person laufen typischerweise 30 bis 40 Prozent schneller als solche mit Gremienfreigabe.
- Inhalte vor Umsetzungsstart. Wenn beim Start der Umsetzung 80 Prozent der Texte final vorliegen, entfällt der häufigste Verzugsgrund.
- Weniger Seitentypen. Fünf statt zehn Seitentypen verkürzen Design und Umsetzung deutlich, ohne dass das Ergebnis ärmer wirkt.
- Freigabefristen im Vertrag. „Fünf Werktage je Meilenstein" macht Verzug sichtbar und zuordenbar, statt ihn stillschweigend anwachsen zu lassen.
- Ausbaustufen. Kernseiten zum Termin, Ausbau danach. Reduziert Risiko und verkürzt die kritische Strecke.
Nicht beschleunigend wirkt: mehr Entwickler auf dasselbe Projekt setzen. In den Phasen, die tatsächlich lange dauern, hilft zusätzliche Umsetzungskapazität nicht.
Wenn der Termin feststeht
Messe, Jubiläum, Vertragsende beim Hoster: Manchmal ist das Datum nicht verhandelbar. Dann muss der Umfang die variable Größe sein, und das gehört zu Projektbeginn ausgesprochen, nicht sechs Wochen vorher.
- Kernumfang definieren, der zum Termin live geht (meist 60–70 % des Wunschumfangs)
- Alles Weitere ausdrücklich als Ausbaustufe nach dem Launch einplanen
- Rückwärts terminieren, inklusive vier Wochen Puffer vor dem Termin
- Zuliefertermine für Inhalte kalendarisch fixieren, nicht „so früh wie möglich"
- Abbruchkriterium festlegen: Was passiert, wenn vier Wochen vorher X nicht fertig ist?
Der Puffer ist entscheidend. Ein Go-Live am Tag vor der Messe ist kein Plan, sondern eine Wette. Weiterleitungsfehler und Zustellprobleme bei Formularen zeigen sich erfahrungsgemäß in den ersten 48 Stunden nach der Umschaltung.
Faustregeln für die Planung
- Auf die geschätzte Umsetzungsdauer 30 Prozent Puffer aufschlagen.
- Je zusätzlicher Entscheidungsebene zwei Wochen einplanen.
- Je Sprache 15 bis 25 Prozent Aufschlag auf Content und Test.
- Je Systemanbindung zwei bis vier Wochen Vorlauf für Abstimmung mit Dritten.
- Vier Wochen zwischen letzter Abnahme und hartem Termin freihalten.
- Urlaubszeiten explizit aus dem Plan herausrechnen, nicht mitteln.
Wie sich die Dauer auf das Budget auswirkt, steht im Kostenratgeber. Wenn es schnell gehen soll und der Umfang überschaubar ist, wird die Umsetzung mit einem kleinen Team aus dem Netzwerk besetzt, acht bis zwölf Wochen, zum Festpreis.